Gagner du temps : 10 règles pour travailler plus vite que son ombre





Au fil des ans, j’ai amélioré mon efficacité à l’extrême, jusqu’à obtenir ces résultats :

- Je travaille seul (sauf sous-traitance ponctuelle sur des projets précis), et je réalise un CA supérieur à beaucoup de PME de 5 à 10 employés

- Je travaille 4 à 5 fois moins longtemps chaque semaine qu’un salarié aux 35 heures

On me demande souvent comment je fais : c’est beaucoup plus simple que vous pouvez l’imaginer

Quand on est payé à l’heure ou au mois, il est naturellement inutile de travailler son efficacité. On regarde l’horloge, et on attend la fin de la journée, comme on attendait la fin des cours à l’école…

Le problème que vivent beaucoup d’indépendants, c’est qu’ils reproduisent le même schéma une fois qu’ils travaillent pour eux… alors qu’en appliquant ces règles simples, ils pourraient abattre tout seuls le travail d’une équipe de 10 salariés, tout en gagnant du temps :

Règle 1 : devenez un fondamentaliste de la concentration

L’idée, c’est de ne se concentrer que sur une seule tâche à la fois, et d’y canaliser toute son énergie, à 3000%.

L’objectif est d’atteindre un état hypnotique, dans lequel on n’entend plus rien de ce qui se passe autour de soi, dans lequel on ne remarque plus rien de ce qui bouge autour de soi, et dans lequel on est canalisé à 3000% sur la tâche en question. Ca vient facilement, avec un peu d’entraînement :

La première étape : coupez le téléphone, et éteingnez les notifications de tous les logiciels et messageries installées sur votre ordinateur.

La deuxième étape : expliquez à vos proches que lorsque vous travaillez, vous n’acceptez pas d’être dérangé, quelque soit le prétexte, même urgent. Ne tolérez aucune dérogation, aucune exception. Votre temps de travail, c’est votre temps à vous. Point.

Vous pouvez acheter une lumière rouge comme celles qu’on trouve dans les radios, par exemple, et l’allumer pour indiquer à ceux qui vivent avec vous que vous êtes occupé.

Règle n°2 : chronométrez tout

Cela fait exactement 5 minutes et 6 secondes que je travaille sur cet article, rédaction du plan inclus. Je le sais, parce que j’utilise un chronomètre, et que je mesure la durée de chacune de mes tâches.

Pourquoi ?

D’abord parce qu’en sachant qu’une tâche est chronométrée, on avance plus vite. C’est étrange, mais c’est pourtant flagrant : essayez, vous serez surpris…

Ensuite, parce que je définis un temps limite pour chacune de mes tâches. Chaque action est comme un jeu : l’objectif, c’est de battre la montre…

Règle n°3 : fixez-vous des défis, battez vos records, et faites-en une passion

Si la dernière page de vente que j’ai créée a été rédigée en 2h50, la prochaine le sera en 2h30. Parce que si c’est possible en 2h50, c’est forcément possible aussi en 2h30.

En se fixant ce genre de défis, on identifie tout de suite, naturellement, les postes chronophages. On les élimine, on les remplace par des alternatives plus rapides, ou on les automatise.

En transformant ce petit jeu en passion, on devient efficace en l’espace d’une semaine.

Règle n°4 : supprimez les tâches qui ne valent pas votre temps

Calculez le revenu que vous générez en une heure moyenne de travail, en divisant votre bénéfice mensuel par le nombre d’heures pendant lesquelles vous travaillez.

Vous obtenez votre productivité horaire moyenne, c’est à dire l’argent que vous générez en étant assis pendant une heure devant votre ordinateur.

Et vous avez deux façon de l’augmenter : travailler plus rapidement, ou travailler davantage sur ce qui rapporte le plus (et moins sur ce qui rapporte moins…).

Le choix le plus efficace consiste à faire les deux à la fois : réduire son temps de travail tout en supprimant les tâches qui n’apportent pas assez.

Listez chacune des tâches que vous avez chronométrées, et calculez leur rentabilité moyenne par minute. Vous allez forcément identifier les actions qui plombent votre productivité horaire moyenne…

Il vous reste à les supprimer, à les simplifier, à les automatiser ou à les sous-traiter.

Règle n°5 : Commencez par le plus difficile

Commencez toujours vos journées par “LA tâche rébarbative”, celle que vous décaliez de jour en jour depuis des semaines.

Organisez vos journées de travail en commençant par le plus rébarbatif, jusqu’au plus agréable.

Et si toutes vos tâches de la journée vous enchantent, commencez par accomplir une autre action, profondément rébarbative, que vous aviez planifié pour un autre jour.

En vous imposant cette règle, et en la suivant tous les jours, sans exception, vous allez aussi gagner en liberté d’esprit, parce que vous aurez supprimé de vos idées ces “tâches noires” qui envahissaient vos pensées.

Règle n°6 : Séparez le boulot du reste

La première chose à faire après le petit dej’ : abattre TOUTES les tâches de la journée.

Et ne pas s’arrêter tant qu’elles ne sont pas accomplies intégralement, quitte à déjeuner à 15 heures.

Ne planifiez jamais de rendez-vous ni d’activités extérieures au travail le matin, ou à une heure à laquelle vous savez que vous n’aurez pas encore terminé votre journée.

Abattez tout, d’un coup, en bloc.

Le résultat ? Vous avez l’esprit libre tout le reste de la journée. Et quand vous allez éteindrez votre ordinateur, vous allez vous sentir véritablement accompli, libre, et détendu.

Comparez ça à ce que vivent les gens qui mélangent boulot et loisirs : ils vérifient frénétiquement leurs emails chaque 10 minutes sur leur iPhone au restaurant, n’arrivent à sortir la tête du travail à aucun moment de leurs journées, se pourrissent les weekends, ne peuvent pas se détendre en ayant véritablement l’esprit libre… et travaillent, du coup, davantage que vous.

J’oubliais : contrairement à ces gens là, vous, vous prenez des vrais week-ends. Vous n’allumez pas une seule fois votre ordinateur pendant 2 jours par semaine. Sans exception aucune.

Règle n°7 : Visualisez la fin de la tâche en cours

Lorsque vous accomplissez une tâche, la seule chose qui doit vous occuper l’esprit -à part ce sur quoi vous travaillez- c’est ce que vous allez faire et ressentir une fois que vous aurez terminé.

Pensez à l’article que vous rédigez une fois qu’il sera achevé, et que vous aurez appuyé sur le bouton “publier”. Gardez en tête l’image de ce bouton pendant toute la durée de la rédaction.

En focalisant votre attention sur l’accomplissement de la tâche, plutôt que sur sa difficulté, votre énergie est focalisée sur la fin, plutôt que sur le chemin. Du coup, vous cesserez de vous arrêter à chaque difficulté pour “traînasser”, et vous gagnerez encore en rapidité.

Règle n°8 : Ne tolérez rien qui ne soit pas simple

Refusez la complexité, dans tous les domaines :

- L’organisation de vos dossiers

- Votre système de gestion des tâches

- Les logiciels que vous utilisez

- L’organisation de la pièce dans laquelle vous travaillez

- Les procédures et méthodes que vous suivez

Si ce n’est pas simple, changez d’outil, ou simplifiez-le.

Règle n°10 : Utilisez des procédures et des modèles

Transformez toutes vos actions récurrentes en systèmes étape par étape, détaillés dans des fichiers texte.

Vous n’aurez plus besoin de réfléchir à chaque étape : vous économisez de l’énergie et du temps.

Créez un modèle à chaque fois que vous accomplissez une tâche pour la première fois, et que vous devrez la reproduire à l’avenir : réponses-type aux questions que l’on vous pose le plus souvent par e-mail, listes de structures de titres pour vos articles, etc…

Règle n°10 : Installez des habitudes

Il est toujours plus facile d’effectuer une tâche qu’on a déjà répétée déjà 100 fois, plutôt que de l’accomplir pour la première fois.

Ecrire un article pour la première fois, c’est difficile. La 100è fois, c’est devenu naturel, instinctif, et facile.

Créer un produit d’information pour la première fois, c’est difficile. La 20è fois, c’est devenu naturel, instinctif et facile.

Définissez une régularité fixe pour chaque action qui est supposée se répéter à l’avenir. Et transformez ces actions en habitudes.

A votre tour !


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