Comment je gagne du temps en déléguant à un assistant virtuel





Il y a quelques mois, j’avais écrit cet article sur l’intérêt pour un blogueur de travailler avec un “assistant à distance”, ou “VA”, pour “virtual assistant”.

Voici comment les choses ont évolué dans mon organisation depuis la rédaction de cet article.

J’ai embauché un VA dédié

Quand j’avais écrit cet article, j’utilisais encore Timesvr. C’est un service excellent pour les tâches courtes, qui ne demandent pas de connaissances particulières. Par exemple, les recherches sur Google, le classement d’informations…

Pour 50€ par mois, vous pouvez demander à Timesvr d’effectuer un nombre illimité de tâches de moins de 15 minutes. Simplement, ce ne sera pas la même personne qui vous répondra à chaque fois, et il faudra expliquer vos procédures encore et encore, à chaque fois que vous leur confiez une nouvelle tâche.

Timesvr propose aussi un service d’assistants dédiés. Ce qui veut dire que c’est la même personne qui effectuera toutes les tâches confiées. L’avantage, c’est qu’il devient plus facile de déléguer des tâches complexes.

Simplement, ma façon de travailler était incompatible avec celle de mon VA, qui ne pouvait pas travailler sans que je sois connecté sur Skype toute la journée. Or, si j’embauche un VA, c’est bien pour me déconnecter.

J’ai changé plusieurs fois d’assistant au cours des derniers mois. J’ai accumulé les déceptions, jusqu’à trouver la personne que je cherchais, via Odesk.

Mon assistant habite les Philippines, et je suis en ce moment en Thaïlande : nos fuseaux horaires sont proches, ce qui est bien pratique pour favoriser la réactivité de l’un et de l’autre.

Les tâches que je confie à mon assistant

D’abord, mon VA m’aide à gérer mes comptes sur les réseaux sociaux et sites de “social bookmarking”. Chaque jour, il envoie mon dernier article sur plusieurs “digg-like”. Il suit de nouvelles personnes sur mon compte Twitter et Facebook. Et une fois par semaine, il fait le ménage sur ces mêmes comptes.

J’utilisais des logiciels pour effectuer ces tâches par le passé. Les effectuer manuellement élimine les problèmes techniques que l’on rencontre avec les robots à chaque fois qu’un site modifie l’une de ses pages…

Ensuite, il poste mes articles sur le blog. Je rédige presque toujours sur mon iPad, et la publication de chaque billet me demandait de sortir mon ordinateur, d’acheter une photo d’illustration, d’éditer les sous-titres… Bref, j’y passais presque autant de temps qu’à l’écrire le texte lui-même.

Aujourd’hui, mon assistant est chargé de toutes ces tâches. Il reçoit le texte brut, l’intègre sur WordPress, achète une photo et l’insère à l’endroit spécifié, puis enregistre le billet comme brouillon. Je n’ai plus qu’à le vérifier une dernière fois, et à cliquer sur “publier”.

Il accède aussi aux données de ma plateforme de paiement (avec un compte en lecture seule), tous les jours, pour intégrer les nouveaux clients dans un tableur.

Enfin, je lui confie de nombreuses tâches annexes : faire une recherche sur Google et m’envoyer les résultats sous forme de liste formatée selon mes besoins, contacter telle ou telle entreprise et se charger du suivi de l’affaire, rechercher des prestataires et envoyer des demandes de devis, lister les pages de contact de médias et de titres de presse, et leur envoyer des communications à intervalles définis…

D’ailleurs, pour contacter la presse, sous-traiter à un assistant peut vous faire gagner jusqu’à une journée ou deux par semaine. J’en parlerai prochainement, en détail.

Comment s’organiser ?

Pour communiquer, j’utilise Basecamp. C’est beaucoup plus efficace que les traditionnels emails : on connaît exactement, et à tout moment, l’état d’avancement des projets en cours.

J’utilise aussi Google Docs, bien pratique pour partager des tableurs et fichiers texte.

Enfin, j’ai créé une liste de procédures détaillées, qui expliquent comment accomplir telle ou telle tâche, étape par étape, avec des captures d’écran et des instructions claires.
Il faut parfois beaucoup de temps pour rédiger ces procédures, mais c’est un investissement : plus elles sont détaillées, moins il y aura d’erreurs, de questions, d’hésitations, et de confusions. Tout le monde y gagne, aussi bien vous que votre assistant.

Et vous, déléguez-vous certaines tâches à un VA ? Si oui, comment vous organisez-vous ?


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